Dans le monde actuel en rapide numérisation, la gestion des documents a pris une tout autre forme. L’un des aspects les plus innovants de cette transformation numérique est la signature électronique. Le logiciel de signature électronique Docusign a été conçu pour répondre à ce besoin en proposant une méthode rapide, sécurisée et légalement contraignante de signer des documents en ligne. Cet article passe en revue les différentes facettes de Docusign, notamment ses fonctionnalités, son utilisation, ses avantages, ses inconvénients et ses tarifs.
Docusign : un incontournable de la signature électronique
Docusign est une entreprise leader dans la gestion des signatures électroniques en mode cloud. Fondée en 2003, elle compte désormais plus de 50 millions d’utilisateurs dans plus de 180 pays. Sa plateforme, certifiée ISO 27001:2013, BCR, SSAE 18, HIPAA, eIDAS, traite chaque jour des millions de documents. Le logiciel propose une multitude de fonctionnalités pour la gestion des signatures électroniques, comme l’authentification des utilisateurs, l’automatisation des processus et l’intégration à d’autres applications.
Fonctionnalités clés de Docusign
Docusign offre une série de fonctionnalités permettant de gérer les signatures électroniques. Il permet de spécifier le nombre de signataires, d’authentifier les utilisateurs et d’intégrer le logiciel à d’autres applications pour préremplir les formulaires. Il est compatible avec de nombreux types de documents, tels que PDF, *.docx, *.xlsx, *.txt. Le logiciel crypte les signatures électroniques et les documents avant de les traiter via un algorithme de protection, assurant ainsi leur sécurité. Les documents signés sont légalement contraignants et reconnus par un tribunal.
En outre, la plateforme propose une administration centralisée, un stockage sécurisé pour les documents signés et un accès en temps réel à des informations sur votre compte. De plus, Docusign fournit une API (Application Programming Interface) pour permettre aux développeurs d’innover et d’améliorer le service.
Comment utiliser Docusign ?
L’utilisation de Docusign est simple et peut être effectuée depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Le processus se déroule en trois étapes :
- Téléchargement des documents : vous téléchargez les documents à signer depuis votre terminal.
- Ajout des signataires : vous indiquez le nom et l’adresse e-mail des signataires et organisez l’ordre de réception des documents à signer.
- Disposition des champs et envoi : vous déplacez les champs Docusign là où vous voulez la signature, le paraphe ou la date, puis vous cliquez sur “Envoyer”. Les destinataires reçoivent un e-mail avec un lien pour accéder aux documents. Une fois signés, les documents sont stockés de manière sécurisée sur la plateforme.
Avantages de Docusign
Docusign offre de nombreux avantages, dont l’accélération des transactions, la réduction des coûts, l’amélioration de la visibilité et le contrôle des documents. Parmi les avantages spécifiques, on trouve :
- Gain de temps : Docusign simplifie et accélère le processus de signature des documents.
- Sécurité : les fichiers sont protégés contre la falsification externe.
- Mobilité : Docusign facilite les échanges de documents, que vous soyez au bureau ou en déplacement.
- Simplicité d’utilisation : la plateforme est intuitive et facile à utiliser.
- Gestion de plusieurs destinataires : vous pouvez cibler plusieurs clients en même temps avec une seule action.
- Traçabilité : vous pouvez consuliter l’historique complet et le certificat de piste d’audit des documents.
- Personnalisation : il est possible d’ajouter une marque personnalisée à vos documents.
- Marquage : le système de marquage vous aide à indiquer aux destinataires où ils doivent signer le document.
Limites de Docusign
Malgré ses avantages, Docusign présente certaines limites. Par exemple, le processus d’authentification du destinataire peut entraîner des frais supplémentaires. De plus, le coût de Docusign est légèrement supérieur à celui de certains autres produits similaires sur le marché. L’assistance par e-mail ou téléphone peut également entraîner des frais supplémentaires.
Tarifs de Docusign
Docusign propose un essai gratuit de 30 jours. Passé ce délai, l’utilisation du logiciel nécessite un abonnement. Les tarifs sont les suivants :
- Particuliers : 14 euros/mois (9 euros/mois en tarification annuelle)
- Standard : 35 euros/mois par utilisateur (23 euros/mois en tarification annuelle)
- Business Pro : 57 euros/mois par utilisateur (38 euros/mois en tarification annuelle)
En conclusion, Docusign est un outil robuste pour gérer les signatures électroniques. Il offre une multitude de fonctionnalités, est facile à utiliser et propose une sécurité robuste pour les documents. Cependant, il présente certaines limites, comme l’authentification du destinataire qui peut entraîner des coûts supplémentaires et un coût légèrement supérieur à certains de ses concurrents. Malgré ces petits inconvénients, Docusign reste un choix solide pour les entreprises cherchant à numériser leurs processus de signature de documents.